"Em comunicação não basta focar o destino é preciso observar a ponte" Carlos Parente (Obrigado! Van Gogh)

domingo, 31 de maio de 2009

Intranet corporativa: o desafio de agregar pessoas

Há um tempo, quando trabalhava na Companhia Alagoana de Refrigerantes (CIAL), estávamos no dilema da Intranet - funcionabilidade X estética.Por que não os dois? Era a pergunta que fazia em todas as reuniões, mas como o responsável final era de TI, nunca chegávamos a um denominador comum, era complicado, ele não entendia o conceito de estética do qual eu estava falando.

Uma Intranet não só tem que ser funcional como "bonita" (visualmente falando). Além do fácil acesso e manuseio...o que também é difícil de fazer o pessoal de TI entender...eles acham tudo muito simples, quando o assunto é algo que eles dominam.

Estou contando essa passagem da minha vida profissional para que se entenda, que às vezes alguém de fora da empresa (foi o que aconteceu, sai da empresa antes da finalização desse projeto, mas iam contatar uma empresa especializada para finalização do projeto.), tem uma visão melhor do que a gente precisa - claro que com um bom briefing nas mão, e nos poupa o desgaste com as outras áreas da empresa.

O texto abaixo ilustra um pouco a função da Intranet na empresa.

Divirtam-se

abs,

Danielly Cabraíba

Intranet corporativa: o desafio de agregar pessoas

Pode não parecer, mas planejar uma intranet corporativa é muitas vezes mais complexo do que projetar um portal para o público externo. Isso porque, enquanto em um projeto “para fora” as pessoas ficam animadas em contribuir, em uma iniciativa focada apenas nos funcionários da empresa, colaborar pode ser bem mais desinteressante. As iniciativas fracassam por falta de acesso, abandono e desinteresse dos usuários, que encontram outras formas de chegar às informações que precisam. Mas, principalmente, por não ter atualização frequente e não ter conteúdo confiável e atrativo, o que origina a grande maioria dos outros problemas. Não que seja fácil montar a equipe de responsáveis por cada conteúdo em qualquer ambiente web (na verdade, esse é um grande problema sempre). Mas, quando envolvemos várias unidades que não estão habituadas a um processo de comunicação, fica bem mais complicado.

A função é imposta, não é valorizada pelo seu chefe e tampouco é prioridade para o indivíduo que vai realizá-la. A falta de comprometimento das várias áreas que precisam estar envolvidas no projeto ­ comunicação, recursos humanos, tecnologia, gestão da informação ­ e dos usuários, é quase sempre resultado da falta de espaço para participar desde o início do processo. Sem se sentirem parceiros da iniciativa, alimentar ou utilizar a intranet vira uma obrigação, quase sempre postergada, entre várias outras mais importantes que o funcionário tem na sua rotina de trabalho. É o velho ditado em prática: “em casa de ferreiro, o espeto é de pau”.

É por isso que um projeto carismático, e de grande aceitação do público interno, precisa prever a participação do maior número de envolvidos em sua atualização e manutenção desde o começo. Para isso, o primeiro passo precisa ser consultar quem vai utilizar a ferramenta, para saber o que ele espera, e encontrar os interlocutores motivados em cada área. Outra iniciativa importante, logo no início do projeto, é informar todas as etapas da construção para o público, para que ele seja ansiosamente esperado. Mais do que facilitar o acesso às ferramentas de trabalho e promover a comunicação interna, uma intranet eficiente deve permitir a implementação de uma metodologia de governança, com responsáveis pelas diversas áreas.

Algumas funcionalidades e conceitos que podem ser interessantes de serem discutidas em uma proposta de intranet:

- pensar em uma solução modular e personalizável, onde o usuário pode construir a sua primeira página de acordo com os recursos que mais utiliza, seguindo as tendências de aplicativos do Windows Vista e iGoogle;
- pensar em uma solução que possa ser utilizada como desktop interativo e que permita acesso interno e externo, em vários browsers;
- prever no projeto um processo permanente de motivação;
- valorizar a interatividade e permitir relacionamento entre os funcionários;
- pensar em um projeto onde seja possível, por exemplo, atribuir notas e comentários aos textos, enviar elogios, enviar mensagens de aniversário, e criar blogs;
- facilitar o acesso às funcionalidades mais utilizadas pelos colaboradores (integrando ferramentas de trabalho) e à vida da empresa;
- refletir a visão dos seus usuários e não necessariamente exclusivamente a estrutura organizacional;
- ter atualização diária e dar retorno com rapidez para os funcionários;
- explorar os recursos de redes sociais (Orkut, Facebook, Ning, Fóruns ) como forma de troca de conhecimentos e motivação pessoal.

Uma última sugestão, válida para qualquer projeto que dependa da adesão e participação frequente do público para dar certo, é prever o aproveitamento de sugestões e a valorização dos indivíduos. Isto é, construir um projeto voltado também para a vida do funcionário e não apenas para as questões da empresa.

(Texto de Beatriz Lins, jornalista com MBA em gestão da comunicação nas organizações, atualmente responsável pela gestão do núcleo de web do Sistema Indústria - CNI, SESI, SENAI e IEL, publicado no WebInsider).

*material do Portal Mundo RP

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